Các rủi ro pháp lý khi đăng ký thành lập doanh nghiệp và lưu giữ hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp

Trong quá trình thành lập và hoạt động, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không tránh khỏi những rủi ro pháp lý gây ra những thiệt hại và tổn thất cho doanh nghiệp. Trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp, có thể xảy ra rất nhiều rủi ro đến từ các yếu tố do khách quan hoặc chủ quan, có những yếu tố không thể lường trước được. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể giảm thiểu các rủi ro đó đến mức thấp nhất có thể nếu như nắm được những kiến thức cơ bản, những lưu ý cần thiết, xây dựng nền tảng pháp lý vững chắc, cũng như có tầm nhìn xa trong rộng, dự liệu các vấn đề có thể xảy ra.

Trong quá trình thực tiễn hành nghề và tháo gỡ những vướng mắc pháp lý cho các doanh nghiệp, chúng tôi xin tổng hợp những loại rủi ro và những sai lầm mà các doanh nghiệp hay mắc phải, từ đó có thể hỗ trợ pháp lý giúp các doanh nghiệp hạn chế được thiệt hại và rủi ro đáng kể khi tham gia hoạt động kinh doanh

Rủi ro khi thành lập doanh nghiệp

Thành lập doanh nghiệp chính là bước đi đầu tiên trong việc xây dựng doanh nghiệp, ở giai đoạn này thông thường các thành viên sáng lập hợp tác chủ yếu dựa trên sự tin tưởng, cũng như chưa có nhiều kinh nghiệm, chính vì vậy chưa có sự chặt chẽ dẫn đến phát sinh các tranh chấp về sau. Ở giai đoạn này, các rủi ro có thể xảy ra từ nhiều vấn đề như vốn góp kinh doanh, xây dựng điều lệ công ty,…

a. Góp vốn – Thỏa thuận góp vốn:

Để các thành viên có thể hợp tác lâu dài và bền vững thì những thỏa thuận cụ thể, rõ ràng ngay từ ban đầu là điều cần thiết. Có nhiều trường hợp vì tin tưởng và xem nhẹ tính cần thiết mà các thành viên chỉ thỏa thuận bằng lời nói với nhau mà không có bất kỳ một hình thức lưu giữ thông tin nào, từ đó có thể dẫn đến các mâu thuẫn về sau mà không có căn cứ để giải quyết. Vì vậy, để tránh các rủi ro về giải quyết tranh chấp hay về hoạt động góp vốn, thỏa thuận góp vốn giữa các thành viên nên được lập thành văn bản với các nội dung chi tiết, ghi nhận một cách rõ ràng và cụ thể các nội dung về số vốn, phương thức góp vốn, tài sản góp vốn, tỷ lệ phần vốn góp của mỗi thành viên tương ứng với quyền và nghĩa vụ của thành viên đó.

Điều lệ công ty

Điều lệ công ty là một trong những văn bản quan trọng nhất của việc quản lý doanh nghiệp. Là thỏa thuận của những thành viên thành lập công ty về những vấn đề cốt lõi nhất của công ty như: cơ cấu tổ chức, thể thức thông qua quyết định, nghị quyết công ty, phương thức giải quyết tranh chấp,… có giá trị áp dụng cao, xuyên suốt trong quá trình hoạt động của công ty.

Chính vì tầm quan trọng của điều lệ mà các thành viên trong công ty cần chú trọng đến việc xây dựng điều lệ công ty. Có rất nhiều trường hợp nhất là ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ xem nhẹ việc xây dựng điều lệ công ty, sử dụng điều lệ công ty theo mẫu có sẵn mà không xem xét đến tình hình thực tế của công ty mình, không thể hiện quan điểm cũng như không đưa ra bàn bạc và thống nhất các nội dung của điều lệ, thực hiện qua loa, hình thức.

Hậu quả của việc này là trong quá trình hoạt động, rất nhiều những tranh chấp và mâu thuẫn nội bộ xảy ra mà bản thân điều lệ không có quy định hoặc giữa các thành viên lại có mâu thuẫn trên chính nội dung đó của điều lệ, khi có vi phạm xảy ra không có các căn cứ để xử lý cũng như bảo vệ quyền lợi cho chính mình. Việc sửa đổi và bổ sung điều lệ khiến doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian và tiền bạc. Chính vì vậy, các doanh nghiệp nên chú trọng vào việc xây dựng điều lệ sao cho phù hợp với doanh nghiệp và dựa trên sự thống nhất ý chí của các thành viên trong công ty.

Lưu giữ tài liệu nội bộ của doanh nghiệp

Lưu giữ tài liệu, hồ sơ, giấy tờ nội bộ của doanh nghiệp là một trong những yêu cầu cần thiết. Có rất nhiều lý do để doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu của doanh nghiệp cẩn thận và còn phải sắp xếp, phân loại có hệ thống. Ngoài ra, pháp luật cũng có những quy định về lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp, các doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính nếu như không có các tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Tất cả các giấy tờ văn bản từ khi thành lập doanh nghiệp, hồ sơ về dấu, đăng ký thuế, hay các quyết định, nghị quyết, hợp đồng…trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp đều cần phải được lưu giữ lại. Đó là căn cứ để theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo cho hoạt động sản xuất, kinh doanh đúng kế hoạch, đúng mục tiêu đề ra, là minh chứng xác thực, đối chiếu chính xác trong các trường hợp cần thiết.

Các rủi ro có thể kể đến như việc xác định, chứng minh thẩm quyền ký hợp đồng, nếu như không lưu giữ tài liệu có thể xác định thẩm quyền thì khi có tranh chấp xảy ra sẽ không có căn cứ để xác minh, từ đó gây ra các hậu quả dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp.

Vì vậy, các doanh nghiệp nên hết sức chú trọng trong công tác lưu trữ tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp. Hồ sơ, tài liệu cũng cần phải được phân loại, sắp xếp có hệ thống và trật tự để đảm bảo công tác lưu trữ và sử dụng có hiệu quả.